全國大中城市教育技術(shù)應用專業(yè)委員會2013年年會暨2013年全國大中城市教育技術(shù)應用評優(yōu)活動于2013年8月8日-9日在沈陽市成功舉辦.這是一次由中國教育技術(shù)協(xié)會大中城市教育技術(shù)應用專業(yè)委員會主辦，沈陽市教育研究院承辦，遼寧省東泰教育技術(shù)裝備制造有限公司協(xié)辦的以“基于現(xiàn)代教育技術(shù)應用，提升教育教學質(zhì)量的新思路，新支撐，新機制”為主題的集學術(shù)性、專業(yè)性于一體的盛會。作為協(xié)辦單位，公司本著“全力支持、全面參與、全程服務、全新展示”的協(xié)辦宗旨，調(diào)動公司方方面面的人力、物力、財力、認真做好籌備、布展、招商、接待等各方面的工作，為本次會議的成功舉辦做出了應有的努力，受到了會議主辦、承辦單位及與會者的好評。
一、會議籌備工作的主要情況。
1、領(lǐng)導高度重視，工作要求標準高。
本次會議的籌備工作從7月1日開始到8月9日會議結(jié)束，歷時40天的時間。7月1日，在公司第十次總經(jīng)理辦公會上，呂東玉總經(jīng)理親自部署了會議的籌備工作。呂總對會議的背景，會議的內(nèi)容、日程安排作了全面的介紹；對成功舉辦本次會議的意義作了全面深刻的闡述；對公司協(xié)辦會議產(chǎn)生的社會影響作了預期的描述；對籌備好會議，確保會議取得圓滿成功提出了具體的要求。按照呂總的講話精神，公司隨即組成了以呂總為主任的籌備工作委員會，并指定由公司行政總監(jiān)全面負責此項工作。行政總監(jiān)當日下午即草擬了籌備工作方案，并召開了相關(guān)人員參加的籌備工作動員會議，從“高度重視、認真組織，明確任務、各司其職，保證時間、提高效率，萬無一失、失職問責，”等四個方面進行動員和部署。公司呂總的認識程度高、組織動員有力，調(diào)動了參與籌備工作人員的積極性，為會議籌備工作的順利開展奠定了思想意識，組織領(lǐng)導基礎(chǔ)。
2、組織工作嚴密，籌備過程有序。
一方面制訂了籌備工作方案，使籌備工作有遵循有章法。方案明確了籌備本次會議的意義目的，設立了以呂總為主任籌備委員會，下設了“會務組、接待組、展會組、論壇組、宣傳組、組織組、招商組、考察組（后被取消）等八個小組，組長分別由總監(jiān)和部門經(jīng)理擔任。方案分解了籌備工作的任務，劃分了責任范圍，明確了各自的工作內(nèi)容，工作標準、時間節(jié)點、環(huán)節(jié)銜接、職責權(quán)限，并以“一覽表”的形式發(fā)到主要負責人的手中。同時，依據(jù)方案制定出了主要工作的基本流程，使籌備工作環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)有序。方案和流程起到了“一表在手，心中有數(shù)”的作用。
另一方面，廣泛參與，使籌備工作有組織有力量。公司總經(jīng)理親自參與籌備工作，先后四次帶隊去沈陽市教育研究院對接籌備工作，親自設計會議的內(nèi)容、日程，場地的布置裝飾。尤其是以專家的見解與眼界，獨立設計了下一代互聯(lián)網(wǎng)展示內(nèi)容方式，使其成為會議的最大亮點。技術(shù)總監(jiān)親自查詢資料，結(jié)合公司產(chǎn)品研發(fā)的實際及教育未來發(fā)展的趨勢，從現(xiàn)代技術(shù)應用的視角，在館長論壇上做了題為《創(chuàng)新應用模式服務智慧課堂》的演講，受到了與會專家及教育工作者的好評。營銷總監(jiān)承擔了與研究院方面綜合協(xié)調(diào)的工作任務及產(chǎn)品講解，會議宣傳等多重角色。協(xié)調(diào)工作仔細周到，宣傳講解畫龍點睛，會議宣傳及時有力，各項工作盡心盡力，盡職盡責。
公司共有10個部門25人參與籌備工作并在會議期間獨立擔當工作任務。行政部承擔了會務籌備工作；技術(shù)部、工程部承擔了會議的設備安裝、技術(shù)保障等工作；企劃部承擔了各種設計類工作；人力資源部承擔了會議資料發(fā)放及公司主要領(lǐng)導接待嘉賓的協(xié)助工作；財務部承擔會議期間的會費收取，資金保管，財務結(jié)賬等工作；商務部承擔了會議招商招展，企業(yè)代表接待等工作；客服中心、總經(jīng)辦及營銷部門承擔了會議材料的分裝、會議代表的接待等工作。高層的指導，集體的參與，保證了會議的精心籌備與順利召開。
3、分工與協(xié)作相結(jié)合，具體工作扎實有效。
一是由行政部擔當?shù)臅栈I備工作自始至終有序進行。就公司方面來說，行政部承擔的籌備工作任務重，事務雜，時間長。主要工作有：會議預算的制訂，用品的購買，各類印刷品的印刷，各類牌示的制作，各類車輛的租用、調(diào)動，會議場地的租用，會議代表的接站協(xié)調(diào)，下一代互聯(lián)網(wǎng)體驗中心、公司產(chǎn)品展示中心的牌匾材料購買及制作，會議嘉賓的宴請等?？梢哉f行政部為本次會議的做出了突出的貢獻。
二是由技術(shù)部、工程部擔當?shù)漠a(chǎn)品布展及技術(shù)保障工作嚴謹細致。技術(shù)部與工程部聯(lián)手承擔了會議開閉幕式、館長論壇、教師說課比賽的各種設備安裝調(diào)試工作。同時承擔了下一代互聯(lián)網(wǎng)中心、公司產(chǎn)品展示中心場景的設計、產(chǎn)品的安裝等工作，還承擔了部分接站工作。在時間緊，人員少，任務重的情況下，部門員工不辭辛苦，夜以繼日，出色地完成了各項任務。
三是企劃部承擔了會議各類設計工作，顯示了專業(yè)水平。企劃部承擔了會議開閉幕式背景墻、館長論壇背景墻，《企業(yè)文化樣本》、下一代互聯(lián)網(wǎng)體驗中心、公司產(chǎn)品展示中心宣傳板的設計任務。會議期間承擔了會議場景拍照、公司主要領(lǐng)導活動拍照的工作及會后影像資料收集、整理、歸檔工作，尤其是在呂總的具體指導下，《企業(yè)文化樣本》構(gòu)思設計貼近領(lǐng)導的思路，貼近公司的企業(yè)文化，在繼承中有創(chuàng)新，在接受中有自我見解，設計出了有文化品位、有專業(yè)功底、有創(chuàng)新理念的文化樣本，受到了呂總的肯定和同事的好評。
四是人力資源部承擔的工作有質(zhì)量無差錯。會議期間，人力資源部主要承擔了入會代表材料發(fā)放、公司領(lǐng)導公務活動的協(xié)調(diào)服務多項工作。在材料發(fā)放方面，共發(fā)放會議材料330多份，無一遺漏，無一差錯。特別是在發(fā)現(xiàn)個別非與會企業(yè)向會議材料袋塞入宣傳品后，機智果斷、沉著應對、巧妙平靜地處理了“小事件”，彰顯了大局意識、責任意識。在為領(lǐng)導公務活動、對外交往的服務協(xié)調(diào)中，周到仔細、有禮有序，受到會議主辦承辦單位領(lǐng)導的稱贊。
五是財務部承擔了會議接待工作，善始善終地順利完成。財務部獨立承擔了入會代表報到時會費收取、開具收據(jù)、資金保管及會后財務對賬、結(jié)賬多項工作。由于工作人員責任心強，業(yè)務能力精，圓滿地完成了此項工作，受到了會議承辦單位領(lǐng)導和現(xiàn)場工作人員的好評。
六是商務部承擔了的協(xié)調(diào)會議招商招展工作圓滿完成。商務部協(xié)助公司主要領(lǐng)導順利地開展了招商招展工作，做到了主動聯(lián)絡、熱心服務、善始善終，嚴謹周到，受到了呂總的肯定。
另外，總經(jīng)辦、客服中心、營銷中心等部門承擔了入會代表的接待、材料的分裝等項工作，都較好地完成了工作任務。
二、主要收獲及啟示
1、展現(xiàn)了東泰人團結(jié)協(xié)作、勇于擔當、素質(zhì)優(yōu)良、善打硬仗的企業(yè)形象。作為會議的協(xié)辦單位，從一般的情況出發(fā)，會議籌備工作及會議期間的工作應處于“配角”的位置。但是，由于本次會議規(guī)格高，入會人員范圍廣，主辦單位人手不足，加上公司主要領(lǐng)導高度重視，嚴格要求，因此，在實際工作中公司承擔了大部分及緊要的工作。各參與部門目標一致，通力合作，只講多做貢獻，不講分毫價錢；籌備參與工作的所有員工夜以繼日，任勞任怨，展現(xiàn)了東泰人特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能寬容、特別能奉獻的個人職業(yè)素養(yǎng)和企業(yè)良好風尚的團隊形象。
2、擴大了東泰企業(yè)的社會影響力。人文關(guān)懷永遠是東泰的特色，責任企業(yè)永遠是東泰的理想。這是東泰企業(yè)的管理理念，也是東泰公司的一種追求。通過籌備會議和助力會議的成功舉辦，使得來自全國各地教育界的領(lǐng)導、專家及教育工作者，愈加感受到了東泰的企業(yè)理念，感受到了東泰人的熱情友善，感受到了東泰文化的氣息。同時，也使企業(yè)的友好客戶、朋友客戶從實際工作中真誠往來中體驗到東泰的厚重、東泰的上善、東泰的至誠、東泰的價值。成功的事件必有廣泛的影響力、廣泛的影響力必然產(chǎn)生深遠的穿透力。
3、拓寬了東泰產(chǎn)品的營銷渠道，積累了融入“國字號”會議開展高層次營銷的經(jīng)驗。營銷也是企業(yè)的生命通道，對于東泰尤其如此。本次會議從初始的設計到籌備的過程再到成功舉辦；從內(nèi)容的確定到形式的選擇再到二者的完美結(jié)合；從人員的組織到文案的形成再到具體的實施，每一環(huán)每一節(jié)都凝結(jié)著呂總的智慧、心血和員工的辛勤付出。正因為如此，本次會議積累起了東泰融入大型會議，有效開展市場營銷的正能量，歷練出了通過會展拓寬營銷渠道的真本領(lǐng)，收獲到了“我為會議服務，會議為我鋪路”的成果。
4、鞏固了客戶單位的緊密聯(lián)系，深化了相互間的友好情誼。在一定的意義上講幫助別人的同時也是在幫助自己。通過本次會議，東泰公司加強了與同行業(yè)企業(yè)的進一步交往。尤其是強化了與客戶單位的深情厚誼，傳遞了東泰人先做真誠的人，再做有益的事的行為原則。讓熟知東泰的客戶單位信賴東泰，讓初識東泰客戶單位貼近東泰，讓未知東泰的潛在客戶向往東泰，力求把情誼經(jīng)過市場的洗禮轉(zhuǎn)化為營銷力。
5、實現(xiàn)了用先進的企業(yè)文化武裝人、塑造人、鼓舞人、引領(lǐng)人的員工培養(yǎng)路徑。本次會議從籌備到召開的期間，東泰的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力、精神面貌見一斑而窺全豹，展示給了主辦、承辦單位的領(lǐng)導，展示給了與會代表，也展示給了與東泰人一起工作的人們。形象的形成與樹立，絕不是一朝一夕的，是影響的結(jié)果，歷練的結(jié)果，熏染的結(jié)果、積累的結(jié)果。實踐證明，堅持用有特色的企業(yè)文化打造員工隊伍，提升員工素質(zhì)是一條成功的經(jīng)驗。
總之，一個多月的會議籌備工作，使每一位參與其中的東泰人都增添了個人的責任感、自豪感，增強了企業(yè)的榮譽感、歸屬感。每一次的大型活動，都是對員工的一次歷練，對企業(yè)的一次考驗。我們有理由相信，東泰公司有魄力做成大事，東泰人有能力做好大事。
（撰稿人：高文毅）
